Drie tools om je klanten scherper te kunnen adviseren

Laat ik maar gelijk met de deur in huis vallen; door alleen de boekhouding up-to-date te hebben en te delen met je klanten, ga je niet meer adviesdiensten verkopen. Ook al pretenderen veel softwareleveranciers en accountants dat het tegendeel waar zou zijn. Het (bijna) realtime beschikbaar hebben van de correcte cijfers is in ieder geval wel een goede uitvalsbasis om meer – en scherper – te kunnen adviseren. Wil je je adviesrol echt pakken, dan helpt het om extra tools in te zetten, die je op de cijfers van je klant kunt loslaten. En er is nog wat nodig.

Goed adviseren begint uiteraard bij het heel goed kennen van je klant. Vanuit oprechte interesse en nieuwsgierigheid kun je erachter komen wat er nu werkelijk bij hem of haar speelt. Wat zijn de doelen van je klant, waar ligt hij of zij wakker van? Aan welke cijfers – of welke informatie – heeft je klant echt behoefte? Andere bedrijfsdata dan sec financiële transacties (zoals begrote versus bestede uren, productiecapaciteit in liters en prijzen per eenheid) leveren inzichten op, die je niet altijd direct uit de boekhouding kunt halen. Externe data, zoals benchmarkcijfers of gemiddelde inkoopprijzen, bieden de mogelijkheid om na te gaan hoe je klant het doet ten opzichte van de markt en waar nog winst valt te behalen.

Dashboard

Het enkele feit dat je kunt beschikken over deze extra data, maakt het nog niet eenvoudiger om de stap te maken van tussentijdse cijfers en een bijgewerkte boekhouding naar advies. Daarom licht ik graag drie tools toe, die je kunnen ondersteunen bij je werkzaamheden en je verdere ontwikkeling als adviseur. De eerste tool die ik hier wil benoemen, is het dashboard. En hoewel dat misschien geen specifieke tool is, is het zeker een handig hulpmiddel. Een dashboard is niets anders dan een tool om data te visualiseren. Deze tool komt in vele soorten en maten voor: van Visionplanner tot Comandi en van Microsoft Power BI tot QlikView. Voordeel van deze tools is dat ze financiële data kunnen combineren met operationele data en andere databronnen.

Schat je klant in

Uiteraard biedt de ene oplossing meer mogelijkheden dan de andere. Het maken van de juiste keuze hangt af van het type klant en de manier waarop je een dashboard wilt inzetten. Zo kun je ervoor kiezen om een dashboard zelf te gebruiken, om daarmee je klanten te monitoren. Op basis van het dashboard kun je vervolgens met je klanten in gesprek. Vooral voor kleinere of minder complexe ondernemingen werkt dit vaak beter dan het verstrekken van een eigen dashboard aan klanten. Deze categorie klanten blijkt een eigen dashboard in de praktijk ook niet of nauwelijks te gebruiken. Juist voor grotere of complexere ondernemingen biedt een eigen dashboard veel voordelen. Zij hebben meer belang aan grip op hun onderneming. Vraag is echter of deze groep klanten niet zelf al over een goed dashboard beschikt.

MKS

De tweede tool is het Management KompasSysteem® (MKS®). Dit is niet slechts een softwareoplossing, maar een speciaal ontwikkelde methodiek voor het begeleiden van MKB-ondernemers. MKS.Tools (zowel offline als online) ondersteunen jou als adviseur met berekeningen en analyses. De kern van de methodiek is voor de ondernemer samen te vatten op de achterkant van een bierviltje, zo luidt de belofte van de leverancier. Immers, de tool moet begrijpelijk zijn voor de ondernemer, zodat hij weet aan welke knoppen hij moet draaien. Volgens de leverancier zijn deze knoppen de resultaatbepalers, waaronder de kostprijs, de verkoopprijs en de capaciteit. Door dit zo klein mogelijk te maken – bijvoorbeeld de verkoopprijs per uur of per liter – weet de ondernemer precies hoeveel hij moet offreren om een project rendabel te maken. Hiermee weet de ondernemer ook direct wat zijn verdiencapaciteit per dag, week of maand is, waardoor hij weet waar hij op kan sturen. Als accountant of adviseur blijf je hiermee dicht bij de cijfers die voor de ondernemer van belang zijn. Deze zijn met het dashboard van MKS.Tools periodiek (zelfs op weekbasis) te volgen. Hierdoor kun je je sneller ontwikkelen als de trusted advisor van de ondernemer.

Spense

Waar het MKS vooral kijkt naar de verdiencapaciteit van een onderneming (kosten zijn slechts een onderdeel), specialiseert de tool Spense zich in de kostenkant van een onderneming. De oplossing bestaat aan de ene kant uit Spense Spend Analyse en is daarmee een tool voor accountants, die overzichtelijk laat zien waar waarde verloren gaat in de onderneming van de klant. Deze analyse kan als extra adviserende dienstverlening aan klanten worden aangeboden. Aan de andere kant bestaat de softwareoplossing uit het onderdeel Spense. De klant kan deze oplossing zelf afnemen naar aanleiding van de uitkomsten van de Spense Spend Analyse en het gesprek met zijn of haar adviseur/accountant. Met Spense kan een onderneming dankzij een betrouwbare benchmark in één oogopslag zien waar en hoeveel er op contractniveau kan worden bespaard. Met behulp van een volwaardig contractmonitoringsysteem worden alle contracten van de onderneming overzichtelijk in kaart gebracht. Tegelijkertijd zorgt het systeem ervoor dat ondernemers notificaties ontvangen over aflopende contracten en indexaties/prijsverhogingen. Ook ontvangen zij automatisch offertes met verbeterde contractvoorwaarden en/of tarieven. Hiermee heeft de ondernemer in feite een ‘kostenassistent as a service’ verpakt in een softwaretool.

Begeleiding

Een dashboard, MKS en Spense zijn uiteraard slechts tools om klanten beter te kunnen ondersteunen en te adviseren. Uiteindelijk is het aan de adviseurs en het kantoor om dit daadwerkelijk succesvol toe te passen. Dat vraagt veel van de organisatie en van medewerkers. Ik help kantoren graag bij dit proces, van strategiebepaling tot de selectie, implementatie en adoptie van de oplossing.

Schrijf je in voor mijn blog en blijf op de hoogte van het laatste nieuws, tips en aanbiedingen